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Aviso de prácticas de privacidad

Aviso de prácticas de privacidad de Celtic Insurance Company

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE USARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA, Y CÓMO PUEDE USTED ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. LÉALO CON ATENCIÓN.

Entrada en vigencia: 01/10/2013
Si necesita ayuda para traducir o entender este texto, llame al 1-877-687-1182. Personas con problemas de audición: TTY/TDD 1-877-941-9232.
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Se ofrecen servicios de interpretación sin cargo alguno.

Obligaciones de entidades cubiertas

Celtic Insurance Company es una Entidad cubierta según lo definido y regulado por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA, por sus siglas en inglés) de 1996. Celtic Insurance Company tiene la obligación legal de garantizar la privacidad de su información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés). Debemos comunicarle este Aviso. Incluye nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad relacionadas con su PHI. Debemos cumplir con los términos del Aviso actual. Debemos comunicarle si se produce una infracción de su PHI que no haya estado resguardada.

Este Aviso describe la manera en que podemos usar y divulgar su PHI. También describe sus derechos a acceder, cambiar y administrar su PHI. También expresa cómo hacer uso de dichos derechos.

Celtic Insurance Company puede cambiar este Aviso. Nos reservamos el derecho de hacer extensiva la validez del Aviso actualizado o modificado a la PHI que ya tenemos acerca de usted. También podemos extender su validez a la PHI que recibamos en el futuro. Celtic Insurance Company le enviará este Aviso actualizado de manera oportuna siempre que se realice un cambio importante en los siguientes puntos estipulados en el Aviso:

  • los usos y divulgaciones;
  • sus derechos;
  • nuestras obligaciones legales;
  • otras prácticas de privacidad descritas en el aviso.

Los Avisos actualizados se encontrarán en nuestro sitio web y en nuestro Manual del afiliado. También le enviaremos una copia por correo postal o por correo electrónico si lo solicita.

Usos y divulgaciones de su PHI

La siguiente es una lista que presenta los modos en que podemos usar o divulgar su PHI sin su autorización o permiso: 

  • Tratamiento. Podemos usar o divulgar su PHI a un médico o a otro proveedor de atención médica que le proporcionen un tratamiento. Lo hacemos para coordinar su tratamiento entre los proveedores. También lo hacemos para que nos ayude a tomar decisiones sobre autorizaciones previas relacionadas con sus beneficios.
  • Pagos. Podemos usar y divulgar su PHI para realizar el pago de los beneficios por los servicios de atención médica que recibió. Podemos divulgar su PHI para efectuar pagos a otro plan médico, proveedor de atención médica u otra entidad. Esto está sujeto a las Normas federales de privacidad. Entre las actividades relacionadas con el pago, se incluyen las siguientes:
    • procesar reclamaciones;
    • determinar la elegibilidad o cobertura de reclamaciones;
    • emitir facturas de primas;
    • revisar servicios necesarios según el criterio médico;
    • realizar una revisión de utilización de las reclamaciones.
  • Operaciones relacionadas con la atención de la salud. Podemos usar y divulgar su PHI para realizar operaciones relacionadas con la atención de la salud. Entre estas actividades se incluyen las siguientes:
    • brindar servicios al cliente;
    • responder a las reclamaciones y apelaciones;
    • realizar revisiones médicas de las reclamaciones y otras evaluaciones de la calidad;
    • realizar actividades de mejora.
    • brindar la administración de casos y coordinación de la atención;
  • Durante nuestras operaciones relacionadas con la atención de la salud, podemos divulgar su PHI a socios comerciales. Celebraremos acuerdos por escrito con dichos socios a fin de proteger la privacidad de su PHI. Podemos divulgar su PHI a otra entidad que esté sujeta a las Normas federales de privacidad. La entidad también debe tener una relación con usted para sus operaciones relacionadas con la atención médica. Entre estas actividades, se incluyen las siguientes:
    • evaluación de la calidad y actividades de mejora;
    • revisión de la competencia o capacidades de los profesionales de la atención médica;
    • administración de casos y coordinación de la atención;
    • detección o prevención del fraude o abuso en la atención médica.
  • Fines de contratación: Podemos usar o divulgar su PHI con fines de contratación, por ejemplo, para tomar una determinación sobre una solicitud de cobertura. Si usamos o divulgamos su PHI con fines de contratación, no podemos usar o divulgar la PHI que sea información genética en el proceso de contratación.
  • Recordatorios de citas/Tratamientos alternativos. Podemos usar o divulgar su PHI para recordarle una cita para recibir tratamiento o atención médica. Podemos usar o divulgar su información para comunicarle sobre alternativas de tratamiento. Podemos usar o divulgar su información para otros beneficios o servicios relacionados con la salud. Por ejemplo, información sobre cómo dejar de fumar o perder peso.
  • Cuando lo exija la ley. Si la ley federal, estatal o local exige el uso o la divulgación de su PHI; podemos usar o divulgar su PHI. Podemos hacerlo si el uso o la divulgación cumplen con la ley. El uso o la divulgación se limitan a los requisitos de la ley. Puede haber conflicto con otras leyes o regulaciones. Si esto sucede, cumpliremos con las leyes o regulaciones más restrictivas.
  • Actividades de salud pública. Podemos divulgar su PHI a las autoridades de salud pública para prevenir o controlar una enfermedad, lesión o discapacidad. Podemos divulgar su PHI a la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA). Podemos hacerlo para garantizar la calidad, seguridad o efectividad de los productos o servicios bajo el control de la FDA.
  • Víctimas de abuso y abandono. Podemos divulgar su PHI a una autoridad gubernamental local, estatal o federal. Incluye a agencias de servicios sociales o servicios de protección autorizadas por la ley para tener estos informes. Lo haremos si contamos con el conocimiento razonable de un caso de abuso, abandono o violencia doméstica.
  • Procesos judiciales y administrativos. Podemos divulgar su PHI en procesos judiciales y administrativos. También podemos divulgarla en respuesta a lo siguiente:
    • una orden judicial;
    • tribunal administrativo;
    • citaciones;
    • emplazamientos emitidos por un funcionario judicial;
    • orden judicial;
    • pedidos de presentación de pruebas;
    • solicitudes legales similares.
  • Aplicación de la ley. Podemos divulgar su PHI para el cumplimiento de la ley cuando sea necesario. Por ejemplo, en respuesta a lo siguiente:
    • una orden judicial;
    • una orden dictada por un tribunal;
    • citaciones;
    • emplazamientos emitidos por un funcionario judicial;
    • citación del jurado indagatorio.

También podemos divulgar su PHI relevante para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo presencial o desaparecido.

  • Médicos forenses, médicos legistas y directores de funerarias. Podemos divulgar su PHI a un médico forense o médico legista. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para determinar la causa de muerte. También podemos divulgar su PHI a los directores de funerarias, según sea necesario, para que lleven a cabo sus funciones.
  • Donación de órganos, ojos y tejidos. Podemos divulgar su PHI a organizaciones de obtención de órganos. También podemos divulgar su PHI a otras entidades involucradas en la búsqueda, incorporación a bancos o trasplante de lo siguiente:
    • órganos cadavéricos;
    • córneas;
    • tejidos.
  • Amenazas para la salud o la seguridad. Podemos usar o divulgar su PHI si consideramos de buena fe que es necesario para prevenir o mitigar una amenaza grave o inminente. Se incluyen amenazas a la salud o la seguridad de una persona o del público.
  • Funciones especializadas del gobierno. Si es miembro de las Fuerzas Armadas de los EE. UU., podemos divulgar su PHI según lo exigido por las autoridades del comando militar. También podemos divulgar su PHI:
    • a funcionarios federales autorizados para la seguridad nacional;
    • para actividades de inteligencia;
    • al Departamento del Estado para determinar la pertinencia médica
    • para facilitar servicios de protección del Presidente o de otras personas autorizadas.
  • Indemnización por accidentes laborales. Podemos divulgar su PHI para cumplir con las leyes relacionadas con la indemnización por accidentes laborales u otros programas similares establecidos por la ley. Estos son programas que brindan beneficios por las lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo sin importar quién tenga la culpa.
  • Situaciones de emergencias. Podemos divulgar su PHI en una situación de emergencia si usted no puede responder ni está presente. Esto incluye a familiares, amigos personales cercanos, agencias autorizadas de asistencia ante catástrofes o cualquier otra persona que nos haya comunicado. Haremos uso de nuestro criterio profesional y experiencia para decidir si la divulgación es necesaria para su beneficio. Si lo es, solo divulgaremos la PHI que sea directamente relevante para la persona involucrada en su cuidado
  • Investigación. En algunos casos, podremos divulgar su PHI a investigadores cuando se haya aprobado su estudio de investigación clínica. Deben haber establecido las salvaguardias necesarias para garantizar la privacidad y protección de su PHI.

Acuerdo verbal de los usos y divulgaciones de su PHI

Podemos aceptar su acuerdo verbal para usar y divulgar su PHI a otras personas. Esto incluye a familiares, amigos personales cercanos u cualquier otra persona que usted identifique. Puede aceptar u oponerse al uso o la divulgación de su PHI al momento de recibir la solicitud. Puede otorgarnos su acuerdo u objeción verbal por adelantado.

También puede hacerlo al momento del uso o la divulgación. Limitaremos el uso o la divulgación de su PHI en estos casos. Limitaremos la información a lo que sea directamente relevante para la persona involucrada en su tratamiento o pago de la atención médica.

Podemos hacer uso de su acuerdo u objeción verbal para usar o divulgar su PHI ante una situación catastrófica. Podemos entregársela a una entidad autorizada de asistencia ante catástrofes. Limitaremos el uso o la divulgación de su PHI en estos casos. Se limitará a la notificación a un familiar, representante personal u otra persona responsable de su cuidado acerca de su ubicación y condición general. Nos puede dar su acuerdo u objeción verbal en el momento del uso o la divulgación de su PHI. También puede hacerlo por adelantado.

Usos y divulgaciones de su PHI que requieren su autorización por escrito

Tenemos la obligación de obtener su autorización por escrito para usar y divulgar su PHI, con algunas excepciones, por los siguientes motivos:

  • Venta de la PHI. Solicitaremos su aprobación por escrito antes de realizar una divulgación que se considere como una venta de su PHI. La venta de su PHI significa que recibimos un pago por la divulgación de su PHI de esta manera.
  • Marketing. Solicitaremos su aprobación por escrito para usar o divulgar su PHI para fines de marketing, con excepciones limitadas. Los ejemplos de excepciones incluyen cuando tenemos comunicaciones de marketing cara a cara con usted o cuando ofrecemos regalos promocionales de valor nominal.
  • Notas de psicoterapia. Solicitaremos su autorización por escrito para usar o divulgar algunas de sus notas de psicoterapia que podamos tener en el expediente, con excepciones limitadas, por ejemplo, para un determinado tratamiento, para el pago o para funciones de procedimientos de atención médica.

Todos los demás usos o divulgaciones de su PHI que no se describan en este Aviso solo se realizarán con su aprobación por escrito. Puede revocar su autorización en cualquier momento. La solicitud para revocar su autorización debe realizarse por escrito. La solicitud para revocar su autorización entrará en vigencia tan pronto como lo solicite.

Existen dos casos en los que no entrará en vigencia inmediatamente después de presentar la solicitud. El primer caso es cuando ya hayamos realizado ciertas acciones conforme a la aprobación que nos había otorgado. El segundo caso es cuando se hacen divulgaciones antes de recibir su solicitud por escrito para revocar su autorización.

Sus derechos

Los siguientes son los derechos relacionados con su PHI. Si desea ejercer cualquiera de los siguientes derechos, comuníquese con nosotros. Nuestra información de contacto se encuentra al final de este Aviso.

  • Derecho a solicitar restricciones. Tiene derecho a solicitar restricciones sobre el uso y la divulgación de su PHI para el tratamiento, pago u operaciones relacionadas con la atención médica. También puede solicitar la divulgación a personas involucradas en su atención o en el pago de esta. Esto incluye a familiares o amigos cercanos. Su solicitud debe establecer las restricciones que solicita. También debe indicar a quiénes se aplican estas restricciones. No es necesario que estemos de acuerdo con esta solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con su solicitud de restricción. No cumpliremos con esta si la información es necesaria para brindarle un tratamiento de emergencia. Sin embargo, restringiremos el uso o la divulgación de su PHI a un plan médico para el pago o las operaciones relacionadas con la atención médica cuando haya realizado el pago total del servicio o artículo de su bolsillo.
  • Derecho a acceder a su PHI y a recibir una copia de esta. Usted tiene derecho a leer u obtener copias de su PHI incluida en un expediente designado, con excepciones limitadas. Puede solicitar que le entreguemos copias en formatos que no sean fotocopias. Le entregaremos la información en el formato que solicite a menos que no podamos hacerlo por razones prácticas. Para acceder a su PHI, debe presentar una solicitud por escrito. Si rechazamos su solicitud, le enviaremos una explicación por escrito. Le comunicaremos si es posible revisar las razones de la denegación. También le informaremos cómo solicitar una revisión o si la denegación no puede revisarse.
  • Derecho a cambiar su PHI. Tiene derecho a solicitar que cambiemos su PHI si considera que la información no es correcta. Debe solicitarlo por escrito. Debe explicar la razón que explique por qué debe cambiarse la información. Podemos rechazar su solicitud por diversos motivos. Por ejemplo, rechazaremos su solicitud si no creamos la información que desea cambiar y el creador de la PHI puede realizar el cambio. Si rechazamos su solicitud, le proporcionaremos una explicación por escrito. Usted puede responder con una declaración en la cual exprese que no está de acuerdo con nuestra decisión. Adjuntaremos su declaración a la PHI que solicitó cambiar. Si aceptamos su solicitud para cambiar la información, haremos todos los esfuerzos razonables para informar a los demás acerca del cambio. Esto incluye a las personas que usted designe. También nos esforzaremos para incluir los cambios en las próximas divulgaciones de dicha información.
  • Derecho a recibir un registro de divulgaciones. Tiene derecho a recibir una lista de las ocasiones en que, en los últimos seis años, nosotros o nuestros socios comerciales divulgamos su PHI. Esto no se aplica a divulgaciones por razones de tratamiento, pago y operaciones relacionadas con la atención médica, ni a las divulgaciones que usted autorizó entre otras actividades. Si realiza más de una solicitud en un período de 12 meses, es posible que le cobremos un cargo razonable según los costos por responder a estas solicitudes adicionales. Le proporcionaremos más información acerca de nuestros cargos cuando realice la solicitud.
  • Derecho a presentar un reclamo. Si considera que se han violado sus derechos de privacidad o que nosotros hemos violado nuestras propias prácticas de privacidad, puede presentar su reclamo ante MHS. Puede hacerlo por teléfono o por escrito. Utilice la información de contacto que figura al final este Aviso. También puede enviar un reclamo por escrito al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. Su información de contacto se encuentra disponible en su sitio web en www.hhs.gov/ocr. O bien podemos brindarle su dirección para presentar una queja por escrito. NO TOMAREMOS MEDIDAS CONTRA USTED POR PRESENTAR UN RECLAMO.
  • Derecho a recibir una copia de este Aviso. Puede solicitar una copia de nuestro Aviso en cualquier momento. Utilice la información de contacto que figura al final del Aviso. Si obtiene este Aviso de nuestro sitio web o por correo electrónico, puede solicitar una copia impresa.
  • Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted para hablar sobre su PHI de otra manera o en otras ubicaciones. Este derecho solo se aplica si la información podría ponerlo en peligro si no se comunica de otra manera o en otras ubicaciones. No es necesario que explique el motivo de su solicitud. Sin embargo, usted debe expresar que la información podría ponerlo en peligro si no se realiza el cambio. Debemos trabajar con su solicitud si es razonable y si indica la otra manera o ubicación donde se debe comunicar su PHI.

Información de contacto

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, sobre nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI o sobre el modo en que puede ejercer sus derechos, puede comunicarse con nosotros por teléfono o por escrito. Comuníquese con nosotros en:

Celtic Insurance Company
Attn: Funcionario de Privacidad
550 N. Meridian Street, Suite 101
Indianapolis, IN 46204
Línea gratuita 1-877-687-1182 
TTY/TDD 1-877-941-9232
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